校属各单位：
根据湖南省外事办《关于授权长沙市人民政府外事侨务办公室等34家单位自行保管公务普通护照的通知》（湘外侨发[2017]3号），我校已成为全省34家公务普通护照被授权保管单位之一。3月16日省外事侨务办组织召开了湖南省因公护照管理工作会议并下发了《关于开展因公护照管理巡视督查的通知》，为顺利完成该项工作，规范我校教职工因公出国（境）管理工作有序健康发展，结合我校实际，经研究决定，在我校范围内开展公务普通护照集中清查工作。具体工作安排如下：
一、清查范围
全校所有在职在编人员以及离退休人员。
二、工作组织
各职能部门及二级学院要严格按照我处下发的公务普通护照清查要求，成立本单位的公务普通护照清查小组，由各职能部门负责人及各二级学院党委书记任组长，开展公务普通护照清查工作。
三、清查要求
本次公务普通护照清查要做到持照人和护照相符，基本信息相符。在此基础上，对本职能部门及二级学院的公务普通护照数量、持照人基本信息、公务普通护照号码、公务普通护照办理日期、有效期限、公务普通护照上的签证信息、出入境签章信息等进行全面的清理、核对和查实，重点做好公务普通护照现存地点等事项的清理，对所持公务普通护照未上交国际交流合作处，公务普通护照遗失或损毁等情况按实情上报国际交流合作处，我处将按照相关规定进行分类，并提出处理建议。
四、清查时限
本次清查的时限为2017年4月7日止。
五、工作程序及时间安排
1.自查阶段：各职能部门和二级学院进行自查，并根据自查情况，以各职能部门及二级学院为单位，填报各二级单位公务普通护照信息登记表（表格见附件），报送国际交流合作处国际交流科；如有个人未按规定上交的公务普通护照请随自查表一并上交。自查表信息由各学院外事联络员汇总，并由护照持有人签字，经学院领导签字盖章后，上交国际交流合作处国际交流科。此项工作于2017年4月6日前完成。
2.清查及审核阶段：国际交流合作处将对各职能部门及二级单位上报信息进行审核。此项工作于2017年4月10日前完成前完成。
3.上报阶段：国际交流合作处汇总各职能部门及二级单位所报信息，集中审核后，上报学校和湖南省外事办。此项工作于2017年4月14日前完成。
本次公务普通护照清查工作是我校为全面加强高等学校教职工因公出国（境）的审核报批及管理，推进高等学校公务普通护照规范管理的重大举措。该项工作时间紧、任务重，各单位处室要认真准备、周密部署、精心组织、狠抓落实，各职能部门及二级单位要通力合作，克服困难，按期完成公务普通护照清查工作。
附件：各二级单位公务普通护照信息登记表
湖南工业大学国际合作与交流处
2017年3月29日
附件：
