1.因公临时出国（境）是指因工作或学习需要，以湖南工业大学教职工身份使用国家或单位、邀请方经费赴国外参加会议、讲学、访问、合作研究、学习等相关公务活动；因公出国（境）管理包括出国任务、人员和经费审批，因公护照申办和管理以及通过因公途径申办签证等。
2.因私出国（境）仅限于以个人身份旅游、探亲、访友及处理其他私人事务等，无需进行经费报销的个人出国行程。因私出国（境）需遵守学校组织、人事部门
有关规定。
3.提交申报前，出访人员应规划好出访行程，确认出访任务信息、出访国家或地区及经费负担方式等，出访人（或经办人）必须在行前至少3个月准备并提交申报材料。若因预留审批时间不足，导致公务行程无法进行的，其后果自负。
（此流程为国际合作与交流处根据上级规定整理，供教职工办理因公临时出国手续参阅，国际合作与交流处尽力保证根据最新文件及时更新，如有变动请以最新文件以及相关通知为准）
【第一步】准备出访材料
根据湖南省人民政府外事办公室（以下称省外办）相关要求，因公临时出国（境）人员提交申报前，须准备以下材料进行因公临时出国（境）申请。请出访人员规划好出访行程，确定出访信息后，于附件下载以下相关表格并填写，将电子版打包发送至国际合作与交流处（邮箱地址wangx@hut.edu.cn）并同步走校内审批环节：
1. 因公出国团组个人信息收集表（用于填报省外办任务申报系统）
2. 邀请函原件及翻译件。邀请函应发自前往国家（地区）、有明确出访目的、出访日期、停留期限及费用负担方式，有邀请人签名，并打印在公函纸上；邀请人身份应基本对等；邀请函若非中文，需提供翻译件。
省内双跨及自组团征求我校意见邀请派员随团出访的，随团人员请提供有关部门的正式公函。
3.日程安排。日程安排要求中英文各一份。日程安排需按每天工作计划列出，精确到上午、下午的主要活动以及出访城市等详细信息。如出国时间超过1个月，行程表则按每周计划列出。
4.人事处、组织部请假。注：副处级以上干部需提供《请假审批报告表》复印件
5.因公出国信息公示及公示情况说明
6.因公护照电子照片20位数字编码（已有有效公务护照可不提供）。若未拍摄公务护照电子照片，可在有因公护照采集资质的照相馆（如株洲市青年照相馆）拍摄。有因公护照采集资质的照相馆会将照片上传至外交部照片库，并提供回执以及照片编码。
7、指纹录入。首次办理因公护照以及因公护照过期均需持身份证原件前往中共株洲市委办公室外事管理科（港澳事务科）或湖南省人民政府外事侨务办公室外事综合服务大厅。
中共株洲市委办公室外事管理科（港澳事务科）需到国际交流处登记，统一由国际交流处进行电话预约。
湖南省人民政府外事侨务办公室外事综合服务大厅：长沙市韶山北路12号湘汇大厦3楼办证大厅http://wqb.hunan.gov.cn/wqb/bsfw/bszn/yghzbl/201811/t20181127_5225783.html
【第二步】审批环节
1.校内审批。办理“因公临时出国（境）申请”进行校内审批手续。审批完毕后，联系国际合作与交流处到湖南省外办任务申报系统录入信息。信息录入完毕后领取报批表格，按照因公出国报批件相关要求找校领导签字并盖章。
2.公示。因公临时出访，必须首先在所在单位完成出访公示手续，公示时间一般不少于五个工作日。
3.省外办审批。校内审批公示结束后，将签字盖章的材料原件以及PDF扫描件递交至国际合作与交流处，国际合作与交流处上传至湖南省因公出国管理服务系统进行报批。湖南省外事办审批通过后，由学校外事专办员前往湖南省外事办办证大厅领取因公护照及批件（审批到领取因公护照一般需要十五个工作日；若还需要报备至教育厅、省委组织部，则相应延长十五个工作日）。
需要递交的因公出国报批件材料（签字盖章）清单如下：
（1）湖南省因公出国任务审批（确认）表及人员名单
（2）团组人员征求意见表及人员备案表
（3）因公出访公示说明及团长责任告知书
（4）邀请函原件及译文
（5）日程安排及译文
【第三步】签证手续办理
1. 签证信息填报
任务审批通过、领取护照后，出行团组到我校国际合作与交流处511-1室填报团组情况表、出访人员情况表，并上传必要的打表材料（每个国家要求不同），同时查询该国签证所需材料，按要求前往湖南省外办办证大厅递交送签材料、缴费，领取照会或出境证明。
根据不同国家的签证政策预约留取指纹和递交材料，等待各国使领馆审批。一般流程为省外办寄往驻各地办事处——省外办办事处工作人员递交外交部——-外交部递交给所出访国使、领馆——签证完成发放至省外办驻各地办事处——寄往湖南省外事侨务办公室——通知我校外事专办员前往领取。
签证时间因国而异，请耐心等待省外办通知。
注意：1）请携带公务卡及现金，缴费后保留好发票及刷卡小票，学校报账需用；2）送签后部分国家需到使、领馆面签或留取指纹，请按照省外办要求办理相关手续。
Tips：因公护照办理需至少5-7个工作日。签证受理时间根据各使馆情况有所差别，美国需至少提前3个月开始办理，其它国家或地区一般应提前2个月开始办理，出访人应合理妥善安排时间提交材料，以免影响出行。
【第四步】 证件领取及保管
签证办理完毕后，我校外事专办员将电话通知出访人领取护照及证件。出访人请核对护照或签证上的姓名、性别、出生年月日、护照号码、签证（出境证）有效期和停留期及出入境次数等信息。如发现有误，请及时联系学校国际合作与交流处。
【第五步】 行前教育
登录国际合作与交流处网站下载《因公出国（境）行前教育告知书》，出访人自行打印学习、签字后将纸质版交国际合作与交流处留存。国际交流处统一组织行前教育会。
【第六步】 归国总结及公示
出访人员回国3日内将因公护照中的出访人护照首页、签证页及出入境章电子档发送至国际交流处进行登记，并上报湖南省外办系统。出访团组回国一周内需将护照原件统一交回省外办办证大厅，回国两周内向我处提交个人出访总结及相关公示材料，内容包括：
1.出访报告（出访人自己撰写，1000字左右），附上2-3张外事活动照片，jpg格式另附在材料包中。
2.《因公出访任务完成情况表》
3.《出访行程日志》
4.《因公临时出国团组执行中央八项规定及其实施细则精神报告表》
5.特殊情况说明（如实际出访未按报批行程执行，请提供情况说明）
6.因公出国对外公务活动接受礼品表（如接受外方礼品，需填报上传）
未按时完成归国申报的人员，系统将自动设定不能再次办理因公出国手续。
附：因公临时出国工作流程图
湖南工业大学国际合作与交流处
2023年7月4日
